3. Enkele Smartpoolfunctionaliteiten verder uitgediept...

* Eerst input ...

Carpoolpartners zoeken kan pas resultaat opleveren als er ook carpoolkandidaten in de databank aanwezig zijn. Input gebeurt via de carpooldienstverlener, maar de databank kan ook rechtstreeks toegankelijk gesteld worden voor individuen of voor bedrijven en organisaties (en al hun werknemers). De privacy van de data wordt hierbij vanzelfsprekend niet uit het oog verloren.

 

* ... dan output

Daarna begint het zoeken naar carpoolpartners. Het programma baseert zich op geografische data, waarbij rekening gehouden wordt met de reisduur. Bovendien wordt niet enkel naar het begin- en het eindpunt van de rit gekeken, maar wordt ook onderzocht of er een mogelijkheid bestaat om iemand onderweg op te pikken. Hoofdcriterium vormt hierbij de diverse trajecten van de kandidaat-carpooler.

Andere basiscriteria vormen het werkregime (ploegen, variabele werkuren, ...) en het feit of de persoon in kwestie al dan niet over een wagen beschikt. Er wordt eveneens rekening gehouden met de verdere wensen van de aanvrager (privacy, roken, ...).

Het resultaat van deze zoekactie is een lijst met namen die elk een score kregen. Hoe hoger de score, hoe geschikter de partner om samen te rijden. Het resultaat verschijnt onmiddellijk op het scherm ... klaar om af te printen en op te sturen of mee te geven.

* ... op een persoonlijke manier ...

Smartpool laat brieven uitprinten om de carpoolkandidaten op de hoogte te brengen van de zoekacties. Aan deze brieven kan een eigen lay-out gegeven worden. Meer nog : elk bedrijf dat zich inschrijft in de databank kan desgewenst een brief laten uitprinten met een eigen briefhoofd, een eigen logo, een eigen tekst.

 

* ... opvolgen ...

Smartpool maakt ook verdere opvolging mogelijk : de aanvragen van personen die in eerste instantie niet geholpen konden worden, worden verder opgevolgd en de historiek van elk individueel dossier wordt bijgehouden ...

* ... bijhouden ...

Smartpool slaat zowel bedrijfsgegevens (vestigingen, gehanteerde ploegcodes, ...) als gegevens van individuele carpoolkandidaten (werkuren, vertrekplaats, ...) op in zijn database. Gevormde carpoolteams worden geregistreerd en toegekende carpoolvignetten of -parkeerplaatsen worden opgeslagen. Al deze gegevens kunnen steeds gewijzigd en aangepast worden indien nodig.

* ... tellen ...

Smartpool maakt ook de nodige managementsrapporten aan. Handig voor intern gebruik en evaluatie van de eigen werking, maar ook voor rapportage naar eventuele opdrachtgevers toe.

* ... op een eenvoudige manier ...

Smartpool is zeer gebruiksvriendelijk. Invoerschermen en zoekschermen in de eigen taal loodsen u gemakkelijk doorheen het programma. Keuzelijsten helpen u bij het specifiëren van postcodes, straatnamen, bedrijfcodes, .... Feedbackboodschappen brengen u op de hoogte of alles succesvol verlopen is en verwittigen u wanneer er iets fout mocht lopen (ontbrekende data, ...). En mocht er toch nog iets onduidelijk zijn, dan kunt u steeds de praktische en uitgebreide handleiding raadplegen of beroep doen op de Taxistop helpdesk.

* ... op een snelle manier ...

Smartpool werkt ook snel. Na het inbrengen van een carpoolaanvraag kunt u onmiddellijk het resultaat van het zoekproces op uw scherm te zien ... klaar om met de bijbehorende brief af te printen. Dit alles is slechts een kwestie van enkele seconden.

Input en output van grotere hoeveelheden dossiers (bijvoorbeeld een bedrijf dat 500 werknemers wenst in te brengen) gebeuren via batchverwerkingsmodules die een snelle en vlotte verwerking garanderen. Eén per één inbrengen en opvragen van dossiers wordt dan overbodig.